LES EXPOSANTS SONT SOUMIS AUX CONDITIONS GENERALES DE VENTES ET RÈGLEMENT SUIVANT :

Article 1. Objet
Le présent document définit les conditions de participation des exposants du PICS 2 (Polynesian islands crypto summit) organisé aux Jardins de Paofai et sur l’esplanade basse de la Maison de la Culture sur une durée de 3 jours.

Article 2. Lieux
PICS 2 se déroulera sur l’esplanade basse de to’ata et aux jardins de paofai à Papeete du vendredi 22 au dimanche 24 mai 2026. Le site sera ouvert aux visiteurs : vendredi 22 et samedi 23 de 8H30 à 18H30 et le dimanche 24 de 8h30 à 16h00. L’accès est entièrement gratuit aux visiteurs. Les EXPOSANTS seront autorisés à mener leur manutention dans l’enceinte du PICS 2 la veille de l’ouverture au public soit le jeudi 21 mai à partir de 11h00 puis à partir de 7h00 les jours de l’événement, ils devront retirer tout véhicule et moyen de manutention 15 (quinze) minutes avant l’ouverture du salon au public.

Article 3. Inscription
Pendant 3 jours, l’Art, la Culture et le Patrimoine du fenua rencontrent les technologies de demain. PICS 2 est un événement populaire à vocation ludique, pédagogique, culturelle et commerciale, représentant les secteurs d’activité suivants : numérique, innovation, blockchain, culture, artisanat, tourisme, bijouterie, cosmétique, textiles, prestations de service. Il s’adresse à une clientèle locale et internationale. L’inscription est validée uniquement après acceptation du dossier et paiement intégral du stand. L’organisateur se réserve le droit de refuser une candidature sans justification et de modifier l’emplacement attribué si nécessaire. Les tarifs des stands sont indiqués en XPF TTC. Le paiement peut être effectué en avance ou le jour de la formation (date communiquée ultérieurement). 

Article 4. Conditions d’admission
Pics 2, par le biais de son Village Découverte, doit permettre à chaque visiteur local et international de payer ses achats auprès de n’importe quel exposant en crypto monnaie s’il le souhaite. Les exposants s’engagent à participer à la formation gratuite que Dinovox organisera et à proposer ce nouveau moyen de paiement à tous les visiteurs durant les 3 jours du PICS2.
Avantages des paiements en cryptomonnaie via la solution Swiss Bitcoin Pay pendant les 3 jours du salon :
● Aucun abonnement requis
● Aucun terminal de paiement nécessaire (TPE)
● Installation et utilisation via son smartphone
● Encaissement instantané
● Frais de transaction inférieurs aux frais de transaction par CB. Les exposants restent libres de conserver ou non ce mode de paiement supplémentaire après l’événement.

Article 5. Emplacements
Les stands sont attribués selon, la disponibilité, la cohérence commerciale, les contraintes techniques. L’organisateur peut modifier l’emplacement sans compensation. Deux EXPOSANTS peuvent être autorisés à se regrouper dans un même emplacement de 9m² à la condition que chacun d’eux soit inscrit sur le formulaire de réservation avec toutes les informations nécessaires et que cette demande soit acceptée pour les 2 stands par l’ORGANISATEUR. Les conditions d’admission et d’une manière plus générale, les CGV, Règlement, s’appliqueront à chaque exposant même si 2 exposants partagent un même stand. L’emplacement ne sera réservé qu’une fois le versement total reçu même si les deux exposants partagent les frais entre eux. Un EXPOSANT (un numéro Tahiti) peut bénéficier de deux stands maximum. Les sous-locations sont interdites. Il est formellement interdit aux EXPOSANTS de placer des tables et des chaises autour des stands ou emplacements extérieurs et d’empiéter pour quelque cause que ce soit, hors des surfaces concédées. Aucun appareil émetteur ou reproduction de sons ne peut être installé dans les stands sans l’autorisation de l’ORGANISATEUR. L’EXPOSANT doit être en mesure de présenter son stand aménagé dans la forme définitive la veille de l’ouverture au public. Tous les aménagements ou modifications faits après cette date engagent la responsabilité de l’EXPOSANT. 

Article 6. Obligations de l’exposants
L’EXPOSANT s’engage sur l’honneur à respecter la réglementation en vigueur et notamment :
– Être immatriculé au RCS et au RTE (N° TAHITI disponible sur www.ispf.pf )
– Respecter la législation du travail (sécurité et réglementation du travail, interdiction de travail des enfants de moins de 16 ans…)
L’EXPOSANT doit :
– respecter les horaires fournis
– terminer son installation avant ouverture
– maintenir son emplacement propre
– ne pas gêner la circulation du public
– ne pas déborder de son emplacement définit par l’organisateur
– ne pas produire de nuisances (sonores, visuelles etc…)
– libérer son emplacement dans les délais Tout manquement pourra entraîner une exclusion sans compensation.

Les manifestations publicitaires organisées par les EXPOSANTS ne peuvent être décidées qu’après accord avec l’ORGANISATEUR.
Il ne peut, en aucune façon, être perçu un droit d’entrée dans les stands. 

Article 7. Sécurité à respecter
Chaque exposant devra remplir et présenter avant l’ouverture du salon le formulaire “Sécurité” dûment rempli. L’EXPOSANT à l’obligation d’aménager correctement son ou ses stands en conformité avec les dispositions du présent protocole. La pose d’éléments de décoration sera, le cas échéant, traitée directement entre l’EXPOSANT et l’entrepreneur de son choix, à la condition de ne pas porter préjudice à la décoration ou à l’harmonie générale, ni gêner ou nuire la visibilité des stands voisins, ni enfreindre les règles de sécurité, et ce pendant les phases d’installations, d’exploitation et de démontage. L’installation de chapiteau supplémentaire est interdite. Tous les éléments de décoration devront faire l’objet d’une validation par l’ORGANISATEUR avant leur mise en place. L’installation de décoration florale sèche est interdite. Il est toléré d’utiliser du tissu pour couvrir les cloisons du stand si ce tissu est ininflammable (catégorie M1) ; dans ce cas l’EXPOSANT devra présenter à l’ORGANISATEUR une attestation conforme d’ininflammabilité avant la manifestation. Il est également interdit d’utiliser des rideaux, voilages et revêtement de sol sans attestation conforme d’inflammabilité. Aucune machine ne devra être utilisée en démonstration, à moins qu’une barrière de sécurité soit installée entre le public et la démonstration avec un espace de 3 m minimum. Dans tous les cas, ce type de démonstration devra faire l’objet d’une validation préalable par l’ORGANISATEUR. Chaque EXPOSANT doit laisser un espace égal à 1/3 de la surface du stand qui sera réservé au passage du public. Les emplacements à l’air libre seront délimités au sol. Il ne sera pas possible d’augmenter l’emprise au sol de ces espaces. Le matériel exposé, les enseignes, les supports et fixations au sol ne devront, en aucun cas, même en élévation, déborder hors des limites de l’emplacement et/ou présenter un inconvénient ou un danger quelconque. L’ensemble des aménagements des stands sont sous la responsabilité des EXPOSANTS les occupant. Toutes les dispositions devront être prises pour éviter tout inconvénient de quelque nature que ce soit. Les zones de circulation doivent être laissées libres de toute entrave. Aucun stockage ou dépôt de matériel de publicité ou d’exposition ne pourra être installé en dehors des stands prévus à cet effet et ce pendant toute la durée de la manifestation. Les produits combustibles, explosifs, dangereux, nocifs ou de nature à incommoder les EXPOSANTS et le public sont interdits.

Article 8. Gardiennage
Un service de gardiennage est assuré en dehors des heures d’ouverture au public, du vendredi 22 mai 2026 à 18h30 au dimanche 24 mai 2026 à 16h30. En dehors de ces plages horaires, les EXPOSANTS sont entièrement responsables de la surveillance de leurs stands et des biens s’y trouvant. Durant les heures d’ouverture du salon, un service de sécurité sera mis en place. En dehors des horaires précisés à l’Article 2, aucune personne ne sera admise sur les stands. En conséquence, ceux-ci devront impérativement être fermés et évacués 30 minutes après la fermeture au public. En dehors des horaires d’ouverture au public, chaque stand doit être fermé par une bâche de protection contre la pluie et contre les vols. La bâche devra être convenablement fixée à l’encadrement du stand. La bâche ne pourra en aucun cas rester à demeure lors des heures d’ouvertures et devra être démontée tous les matins. La bâche est fournie par l’EXPOSANT. 

Article 9. Stands de restauration
Le raccordement au réseau d’eau et le positionnement des bombonnes de gaz doivent se faire à l’extérieur des stands et doivent être inaccessibles au public. Les stands de restauration peuvent utiliser au maximum une seule bonbonne de gaz de 13kg à la fois. Le conduit qui relie la bonbonne au point de cuisson ne doit pas excéder 3m. Les doubles ponts permettant de relier deux bouteilles de gaz en un seul conduit sont interdits. Des plaques métalliques doivent être installées autour de l’espace de cuisson qui doit se situer en retrait du public. Chaque occupant doit remettre à l’ORGANISATEUR une liste complète des machines utilisées pendant la durée du salon (ex : machine à jus, machine à panini, machine à gaufre etc.) L’EXPOSANT se doit également de tenir ses machines, appareils, tables de travail propres et sans graisse. La vente de boissons alcoolisées est formellement interdite. 

Article 10. Annulation
Dans le cas où l’EXPOSANT souhaite annuler sa participation, les conditions d’annulation sont les suivantes : – À moins de 5 semaines de la manifestation : 30% de la participation est due, – À moins de 3 semaines de la manifestation : 60% de la participation est due, – À moins de 15 jours de la manifestation : la totalité de la participation est due. Dans les cas de force majeure où l’EXPOSANT serait dans l’impossibilité d’occuper l’emplacement qui lui a été réservé, il devra avertir immédiatement l’ORGANISATEUR, et ce, au plus tard 7 jours avant le début du salon soit avant le vendredi 15 mai 2026 à 8h30. Dans ce cas seulement, et le cas de force majeure (tel que défini par l’article 1148 du code civil) étant certain et prouvé, les sommes versées lui seront remboursées, déduction faite d’une retenue de 10 000 F CFP pour frais d’administration. Après cette date, aucun remboursement ne pourra être réclamé L’ORGANISATEUR se réserve le droit, en cas d’évènements imprévisibles ou pour des motifs dont l’importance sera souverainement appréciée par lui, de retarder, d’avancer ou d’écourter, de fermer ou de transférer la manifestation, sans recours possible. Aucune indemnité ne sera due de ce fait aux EXPOSANTS admis, qui devront régler le montant de leur participation. Toutefois, en cas d’annulation de la manifestation, l’ORGANISATEUR, à son seul choix, pourra – Rembourser les sommes déjà perçues – Soit porter en compte pour le prochain salon 50% des frais de participation et rembourser le solde à l’EXPOSANT.

Article 11. Obligations administratives
La participation au Salon PICS 2 impose le respect des règles commerciales en vigueur. L’EXPOSANT est notamment tenu de faire, auprès des administrations, les déclarations légales qui s’imposent et devra se conformer aux lois et règlements en vigueur concernant la vente. L’EXPOSANT s’engage à respecter les règles et pratiques du commerce, notamment en ce qui concerne l’affichage et la communication des tarifs.
Dans le cas où l’EXPOSANT souhaiterait commercialiser des produits alimentaires (produits finis avec packaging ou transformés), il doit respecter les normes en vigueur et en faire la demande préalable auprès de l’ORGANISATEUR qui se réserve le droit de l’accepter ou de la refuser. Les EXPOSANTS sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité et les règles d’hygiène imposées par les pouvoirs publics et celles prises par l’ORGANISATEUR dans le cadre du salon. La participation des EXPOSANTS est acceptée sous réserve que leur installation et leurs matériels correspondent à ces règles de sécurité et d’hygiène. 

Article 12. Alcool et produits dangereux
Les EXPOSANTS ne sont pas autorisés à commercialiser des boissons alcoolisées dans l’enceinte du Salon PICS 2. Les produits combustibles, explosifs, dangereux, nocifs ou de nature à incommoder les EXPOSANTS et le public sont interdits.

Article 13. Responsabilités
L’exposant répond de tous dommages causés à autrui, soit par lui- même, soit par son personnel, soit par des personnes auxquelles il a confié un mandat ou du fait de ses biens. L’exposant doit donc être assuré en responsabilité civile du fait de sa participation au salon, pendant la durée de la manifestation, y compris les périodes de montage et de démontage. Il devra également assurer ses équipements, les biens loués, ou confiés contre les événements suivants : – Incendie, explosion – Dégât des eaux – Bris – Dommages électriques – Vol, vandalisme Et devra en justifier par écrit à première demande de l’ORGANISATEUR.

Article 14. Propriété intellectuelle
L’ORGANISATEUR se réserve pour lui seul et ses partenaires le droit de reproduction des vues d’ensemble ou partielle. Les photographes opérant pour le compte des EXPOSANTS devront obtenir au préalable une autorisation auprès de l’Organisateur. Aucune œuvre exposée, ne pourra être reproduite, sans autorisation écrite de l’Artiste ou de l’Auteur et nécessitera obligatoirement une demande écrite à l’organisateur qui transmettra à qui de droit.

Article 15. Règlements spéciaux
L’ORGANISATEUR se réserve le droit d’édicter des règlements spéciaux concernant des sections particulières durant la période du salon. Ces règlements seront distribués aux EXPOSANTS ainsi que affichés au bureau de l’organisateur. Les EXPOSANTS sont tenus de s’y conformer.